REGULAMIN KONFERENCJI

EnergyTransitionCongress.pl
7 maja  2026 r.

organizowanej przez Klub Energetyczny Sp. z o.o.

 

1 POSTANOWIENIA OGÓLNE

    1. Organizatorem Konferencji EnergyTransitionCongress.pl („Konferencja”), która odbędzie się w Warszawie, dnia7 maja 2026 r. jest Klub Energetyczny spółka z ograniczoną odpowiedzialnością z siedzibą w Warszawie ( kod: 00-549), przy ul. Pięknej 24/26A, KRS: 0001129516 , NIP: 7011224712 , REGON: 529746000 („Klub Energetyczny”) .
    2. Niniejszy regulamin, zwany dalej Regulaminem, określa zasady świadczenia usług w zakresie organizowania Konferencji, zasady korzystania z tych usług i zasady przetwarzania danych osobowych w związku z organizacją Konferencji („Polityka prywatności”).
    3. Na potrzeby Regulaminu przyjmuje się następujące definicje:
      3.1. Uczestnik – osoba fizyczna, która zgłosiła swój udział w Konferencji lub której udział
      w Konferencji został zgłoszony przez Rejestrującego,
      3.2. Rejestrujący – osoba prawna, osoba fizyczna, osoba fizyczna prowadząca działalność
      gospodarczą lub jednostka organizacyjna nie posiadająca osobowości prawnej, która
      zawiera z Klub Energetyczny umowę na zasadach określonych w Regulaminie,
      3.3. CDT – podmiot, u którego odbywa się Konferencja,
      3.4. Zgłoszenie – dokonanie czynności zgłoszenia uczestnictwa w Konferencji na zasadach
      określonych w Regulaminie,
      3.5. Organizator – organizatorem Konferencji jest Klub Energetyczny,
      3.6. Rejestracja – serwis rejestracji i zakupu biletów na Konferencję, którego dostawcą jest
      firma „D2B” Sp. z o.o., dostępna przez stronę www.energysecuritycongress.pl

 

2 ZAWARCIE UMOWY

  1. Zawarcie umowy o świadczenie usługi uczestnictwa („Usługa”) w Konferencji („Umowa”) wymaga dokonania zamówienia usługi poprzez rejestrację na dedykowanej konferencji stronie internetowej pod adresem www.energysecuritycongress.pl i zapoznania się z Regulaminem.
  2. Zawarcie Umowy następuje w momencie akceptacji warunków Umowy poprzez kliknięcie w link ZEREJESTRUJ SIĘ znajdujący się na końcu rejestracji.
  3. Z chwilą rejestracji/zawarcia Umowy Rejestrujący:
    3.1. akceptuje niniejszy Regulamin,
    3.2. oświadcza, iż przeczytał informację o przetwarzaniu danych osobowych zamieszczonej na
    stronie konferencji i zobowiązuje się przekazać tę informację Uczestnikom, których udział
    w Konferencji zgłasza,
    3.3. oświadcza, iż wyraża zgodę na dokumentowanie spotkania w formie fotograficznej i/lub
    video oraz publikacji ww. dokumentacji, także tej zawierającej wizerunek jego lub
    zgłoszonych przez niego Uczestników, których zgodę posiada, w social mediach, na
    stronach www oraz w materiałach drukowanych przez Klub Energetyczny oraz
    Partnerów/Sponsorów Konferencji.
  4. Osoba dokonująca rejestracji/zamówienia Usługi zobowiązana jest posiadać odpowiednie umocowanie do zawarcia Umowy w imieniu Rejestrującego, a w przypadku jego braku, osoba ta będzie ponosić pełną odpowiedzialność za wywiązanie się z zawartej umowy.

 

3 PRZEDMIOT UMOWY

  1. Na mocy Umowy Klub Energetyczny zobowiązuje się umożliwić Uczestnikowi uczestnictwo w Konferencji, a Rejestrujący zobowiązuje się uiścić z tego tytułu opłatę.
  2. Klub Energetyczny ogłasza na Stronie Internetowej Konferencji dane dotyczące przedmiotu, terminu, miejsca, programu i ceny za uczestnictwo w Konferencji.
  3. Warunkiem uczestnictwa w Konferencji jest:
    3.1 zgłoszenie uczestnictwa w Konferencji na zasadach określonych w Regulaminie,
    3.2 uiszczenie odpowiedniej opłaty w wysokości i w terminie określonym w Regulaminie.
  4. Zgłoszenie uczestnictwa w Konferencji dokonuje się poprzez prawidłową rejestrację/zamówienie Usługi za pośrednictwem Rejestracji do dnia wskazanego na dedykowanej Konferencji stronie www, jako termin przyjmowania zamówień.
  5. Podczas rejestracji Rejestrujący powinien dokonać wyboru zamawianego biletu uczestnictwa spośród dostępnych w formularzu uczestnictwa on – line, oddzielnie dla każdego Uczestnika.
  6. Klub Energetyczny zastrzega sobie prawo odmowy przyjęcia zgłoszenia uczestnictwa w
    Konferencji bez podania przyczyny, w takim przypadku zwróci w całości uiszczoną opłatę.
  7. Odmowa przyjęcia zgłoszenia może zostać dokonana nie później niż na 1 dni przed ustaloną datą Konferencji.
  8. Wszelkie zmiany dokonywane przez Rejestrującego dotyczące zamówienia odbywają się w formie pisemnej (wiadomością e-mail na adres: kontakt@klubenergetyczny.pl) pod rygorem nieważności wprowadzanych zmian.
  9. Rejestrujący zobowiązany jest do poprawnego oraz zgodnego ze stanem rzeczywistym
    wypełnienia zamówienia (formularza zgłoszeniowego).
  10. Klub Energetyczny nie ponosi odpowiedzialności za szkody związane z wprowadzeniem błędnych danych Uczestnika lub Rejestrującego do zamówienia (formularza zgłoszeniowego).
  11. Rejestrujący może dokonać nieodpłatnie zmiany zgłaszanego Uczestnika poprzez wysłanie odpowiedniej informacji zawierającej dane osobowe nowego Uczestnika, które są wymagane w zamówieniu (formularzu zgłoszeniowym on-line), drogą elektroniczną na adres e-mail: kontakt@klubenergetyczny.pl, nie później niż 1 dni przed zamknięciem rejestracji on-line.
  12. Informacje złożone po ww. terminie mogą nie zostać uznane.

 

4 WARUNKI PŁATNOŚCI

  1. Rejestrujący zobowiązany jest dokonać płatności pełnej kwoty zamówienia za Konferencję w terminie 14 dni od dnia zawarcia Umowy tj. akceptacji warunków Umowy poprzez kliknięcie w link ZAREJESTRUJ SIĘ znajdujący się na końcu zamówienia/rejestracji, przy czym nie później niż przed rozpoczęciem się Konferencji.
  2. Wszelkie opłaty bankowe obciążają Uczestnika lub Rejestrującego. Po dokonaniu opłaty Klub Energetyczny wystawia fakturę VAT i wysyła ją na adres wskazany w zamówieniu (formularzu zgłoszeniowym on-line).

 

5 REZYGNACJA UCZESTNIKA/REJESTRUJĄCEGO

  1. Uczestnik / Rejestrujący uprawniony jest do rezygnacji z uczestnictwa w Konferencji.
  2. Oświadczenie o rezygnacji z uczestnictwa w Konferencji należy dokonać w formie pisemnej, wysyłając je drogą elektroniczną na adres e-mail: kontakt@klubenergetyczny.pl
  3. W przypadku rezygnacji Uczestnika / Rejestrującego z uczestnictwa w Konferencji zgłoszonego nie później niż do 15 dni przed ustaloną datą Konferencji, Rejestrujący ma prawo do zwrotu wniesionej opłaty w następujących kwotach, w zależności od terminu wpłynięcia rezygnacji:
    3.1. do 45 dni przed rozpoczęciem Konferencji, pełną kwotę zamówienia.
    3.2. do 15 dni przed rozpoczęciem Konferencji, pomniejszoną o opłatę manipulacyjną w wysokości 50% łącznej wartości netto pełnej kwoty zamówienia.
    3.3. w terminie krótszym niż 15 dni przed rozpoczęciem konferencji pomniejszoną o opłatę manipulacyjną w wysokości 100% łącznej wartości netto pełnej kwoty zamówienia.
  4. Do powyższych kwot zostanie doliczony należny podatek VAT zgodnie z obowiązującymi przepisami.
  5. Rejestrujący może złożyć rezygnację z uczestnictwa w Konferencji w stosunku do wszystkich lub imiennie wskazanych przez Rejestrującego Uczestników, których zgłosił do uczestnictwa w Konferencji.
  6. Brak płatności za Konferencję po zawarciu Umowy nie oznacza rezygnacji z uczestnictwa w Konferencji.
  7. W przypadku braku uczestnictwa Uczestnika w Konferencji oraz braku oświadczenia o rezygnacji w terminie do 15 dni przed ustaloną datą Konferencji, Rejestrujący zobowiązany będzie do uiszczenia pełnej opłaty zgodnie z zawartą umową oraz nie będzie mu przysługiwać prawo do żądania zwrotu uiszczonej już opłaty ani innych zapłaconych należności z tytułu zawartej umowy.
  8. Postanowienia niniejszego rozdziału mają zastosowanie niezależnie od przyczyny rezygnacji z uczestnictwa lub braku uczestnictwa.


6 WARUNKI UCZESTNICTWA I ODPOWIEDZIALNOŚĆ CYWILNA

  1. Uczestnicy są zobowiązani przestrzegać zasad bezpieczeństwa, przepisów BHP i przeciw pożarowych obowiązujących na terenie obiektu, w którym organizowana jest Konferencja.
  2. Uczestnik i Rejestrujący ponoszą odpowiedzialność finansową za spowodowanie jakichkolwiek szkód w trakcie uczestnictwa Uczestnika w Konferencji.
  3. Klub Energetyczny, CDT oraz żaden inny właściciel miejsca, gdzie odbywa się Konferencja nie ponoszą odpowiedzialności za rzeczy Uczestników, które mogą zostać zgubione, zniszczone lub skradzione podczas Konferencji lub pobytu Uczestnika w związku z Konferencją.
  4. Klub Energetyczny, CDT oraz żaden inny właściciel miejsca gdzie odbywa się Konferencja, nie ponoszą odpowiedzialności za jakąkolwiek szkodę Uczestnika powstałą w trakcie lub w związku z Konferencją i spowodowaną siłą wyższą lub działaniem osób trzecich w tym w szczególności innych Uczestników.
  5. W przypadku zaistnienia jakiejkolwiek szkody w mieniu Uczestnika, podmiot ten zobowiązany jest powiadomić niezwłocznie Klub Energetyczny.
  6. Warunkiem dopuszczenia Uczestnika zgłoszonego przez Rejestrującego do uczestnictwa w Konferencji jest:
    1. zapoznanie się z Regulaminem a następnie złożenie przez Rejestrującego oświadczenia o zapoznaniu się i zaakceptowaniu Regulaminu podczas rejestracji on-line. W przypadku odmowy zaakceptowania Regulaminu, rejestracja nie zostanie ukończona, a Organizatorzy nie poniosą z tego tytułu jakiejkolwiek odpowiedzialności odszkodowawczej,
    6.2. uiszczenie opłaty z tytułu uczestnictwa w Konferencji i innych świadczeń wynikających z zamówionego pakietu uczestnictwa,
    6.3. potwierdzenia przez Uczestnika obecności w dniu Konferencji, co równoznaczne jest z zaakceptowaniem przez Uczestnika Regulaminu.

 

7 REKLAMACJE

  1. Wszelkie reklamacje Uczestników lub Rejestrujących wobec Klub Energetyczny powinny być zgłaszane w formie pisemnej drogą mailową na adres kontakt@klubenergetyczny.pl nie później niż dwa dni po zakończeniu konferencji.
  2. Po upływie terminu określonego w ust. 1 powyżej żadne reklamacje nie będą rozpatrywane.

 

8 ZMIANA DATY I ODWOŁANIE KONFERENCJI

  1. Klub Energetyczny zastrzega sobie prawo do zmiany daty Konferencji, zawiadamiając o nowej dacie w terminie do trzech tygodni przed pierwotnie planowaną datą Konferencji, w sytuacji wystąpienia siły wyższej lub innych nieprzewidzianych zdarzeń losowych niezależnych od Klub Energetyczny a uniemożliwiających przeprowadzenie Konferencji w pierwotnej dacie.
  2. W takiej sytuacji Uczestnik ma prawo do wzięcia udziału w Konferencji w nowej dacie, chyba że Rejestrujący odstąpi od Umowy w terminie 14 dni od otrzymana informacji zmianie daty Konferencji.
  3. W przypadku odstąpienia od Umowy zgodnie z ust. 1, Rejestrujący otrzyma zwrot w wysokości 100% wpłaconej kwoty w terminie 14 dni roboczych od dnia otrzymania przez Klub Energetyczny oświadczenia o odstąpieniu od Umowy.
  4. W przypadku odwołania Konferencji z przyczyn leżących po stronie Klub Energetyczny, Rejestrujący otrzyma zwrot w wysokości 100% wpłaconej kwoty, chyba że Rejestrujący wyrazi zgodę na wzięcie udziału w Konferencji w innej dacie.
  5. W przypadku odwołania Konferencji z przyczyn losowych lub zaistnienia siły wyższej, która uniemożliwi zarówno przeprowadzenie Konferencji, jak i jej odwołanie, Uczestnikowi lub Rejestrującemu nie przysługuje prawo do odszkodowania lub do zwrotu jakichkolwiek opłat poniesionych w celu uczestnictwa w Konferencji. Rejestrującemu przysługuje jednak zwrot w wysokości 100% wpłaconej kwoty.
  6. Informacja o zmianie daty Konferencji lub jej odwołaniu zostanie przesłana na adres poczty elektronicznej podany w formularzu.

 

9 POSTANOWIENIA KOŃCOWE

  1. Dla rozstrzygania ewentualnych sporów za tekst wiążący uznaje się tekst Regulaminu w języku polskim.
  2. Klub Energetyczny zastrzega sobie prawo modyfikacji zapisów Regulaminu w każdym momencie z ważnych przyczyn. O każdej zmianie Regulaminu Klub Energetyczny poinformuje wszystkich Rejestrujących, na adres e-mail podany w formularzu zgłoszeniowym. W przypadku braku akceptacji zmian Regulaminu, Rejestrujący może odstąpić od Umowy w terminie 14 dni od otrzymana informacji o zmianie Regulaminu. Brak odstąpienia od Umowy oznacza akceptację nowej treści Regulaminu.
  3. W kwestiach nieuregulowanych w Regulaminie oraz formularzu zgłoszeniowym on-line zastosowanie mają przepisy prawa polskiego w tym w szczególności przepisy kodeksu cywilnego.
  4. Regulamin wchodzi w życie z dniem 2 marca 2026 r.